Como sabemos, el estallido social de octubre de 2019 nos empujó a trabajar momentáneamente de manera remota en nuestros hogares o en algún co-work cercano. Si este evento no fue suficiente para impulsar el home office, seguramente ahora el Coronavirus o COVID-19 sí nos empujará a implementar esta nueva forma de trabajar que, según muchos estudios, trae muchos beneficios tanto para las empresas como para las personas. Un dato solamente: de acuerdo con la International Data Corporation (IDC), el 72,3% de los empleados trabajarán de manera remota al final del 2020.

Los teletrabajadores tienden a usar sus propios dispositivos para sus tareas laborales, lo cual implica riesgos potenciales de seguridad.
Empresa Conectada quiere mostrarles algunas herramientas y consideraciones que las empresas, sin importar el tamaño que tengan, deberían tener en mente para mantener el contacto de sus trabajadores con el resto del equipo y acceder a los recursos organizacionales que permiten la operación.

Correo electrónico: Es quizás la herramienta más importante para la mayoría de las organizaciones y empresas. Herramientas cloud como Office 365 de Microsoft, G Suite de Google o Zoho Mail pueden brindarle la continuidad de negocio y simplicidad que su empresa necesita, además de muchas otras aplicaciones que le facilitarán muchas otras tareas, como calendario, notas, herramientas de ofimática, etc.

Videoconferencia y colaboración: Herramienta indispensable para la comunicación en tiempo real. Hoy, ya no se requiere de esos antiguos y complicados sistemas cerrados y propietarios que limitaban la comunicación con terceros, pues ahora organizar una videoconferencia es tan fácil como compartir un link desde un equipo móvil. Herramientas como Skype o Teams de Microsoft y Zoom son excelentes alternativas para sostener reuniones virtuales que hasta pueden emular la dinámica que se da dentro del aula.
Punto importante es contar con herramientas que nos permitan llevar a cabo de buena manera las videoconferencias. Nos tienen que ver y escuchar bien. Para el sin fin de escenarios posibles que supone el teletrabajo, contamos con diferentes cámaras, parlantes, headsets, kits y accesorios de Logitech, Jabra, Poly (fusión de Plantronics y Polycom), Kramer, Cisco y Microsoft.
Además, es importante que el software que usemos para tareas específicas sea apto para trabajar en esta nueva modalidad. Por ejemplo, Lucidchart es una solución para la comunicación visual y la colaboración multiplataforma que crea diagramas de flujo, mapas de procesos, modelos UML y organigramas basada en la nube y compatible con Visio de Microsoft.

Almacenamiento de documentación: Otra herramienta indispensable para casi cualquier organización. Existen herramientas gratuitas como Dropbox, OneDrive de Microsoft y Drive de Google que dan espacio suficiente para las microempresas. Por otra parte, hay versiones de pago como Dropbox Business que dan seguridad, control y visibilidad del contenido y las actividades de los usuarios.

Gestión y planificación de proyectos: Si eres un Project Manager y tu actual herramienta no cubre todas las necesidades, te enfrentarás a algunas situaciones complicadas con tu equipo. Wrike o Trello suenan constantemente como las herramientas basadas en la nube más usadas. Permiten realizar el seguimiento de las tareas y ver en qué estado de avance se encuentran; se integran a otras plataformas como Google, Microsoft Salesforce o Adobe y evidencian fácilmente los miembros del equipo que tienen sobrecarga de trabajo (o al revés).

Transferencia de archivos de grandes dimensiones: acá tenemos a We Transfer. Aplicación cloud diseñada para especialmente transferir archivos pesados vía correo electrónico. Frente a otros servicios similares, WeTransfer no obliga a crear una cuenta para compartir ni recibir archivos, lo que nos permite ahorrar tiempo y simplificar esta tarea.

Organización de ideas: Nuestro smartphone se ha convertido en nuestro asistente personal, relegando a un papel secundario al lápiz y el papel. Aplicaciones móviles como Evernote o Keep de Google, que se sincronizan con la versión de escritorio, permiten tomar notas que pueden ser a partir de la cámara fotográfica o dibujar de manera rápida y compartirlas con otros miembros del equipo de trabajo. Si en tu cabeza fluyen muchas ideas al mismo tiempo, estas aplicaciones serán tu mejor aliado.

Conectividad: Conectar sucursales y trabajadores remotos de manera segura supone un gran reto para los administradores TI. Saber desde dónde se conectan los colaboradores también lo es. ¿Se conectan desde sus casas o desde un Wi-Fi público? Las VPNs permiten conectarse de forma segura desde todos los dispositivos. Marcas como Cisco Meraki, Sophos, Fortinet, entre muchas, proveen soluciones simples y robustas que dan cara a este desafío.

Ciberseguridad: Lo primero que hay que tener en mente es la promoción de una cultura de Ciberseguridad. Si las organizaciones no están conscientes de esto, los esfuerzos que hagan se pueden ver fácilmente diluidos. Por ejemplo, ahora los cibercriminales están utilizando el coronavirus como excusa para infectar a usuarios por medio de técnicas como el Phishing.
Contar con herramientas de filtro de contenidos, visibilidad de aplicaciones y traffic shaping complementan el teletrabajo, porque filtran contenidos inseguros como sitios web y links de ocio que podrían comprometer dispositivos y la información sensible de la empresa. Implementar soluciones robustas de autenticación garantiza que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a la información confidencial.
Por otra parte, el uso de los equipos personales (BYOD – Bring Your Own Device) representa un gran desafío para los administradores de redes debido que se requiere aprovisionar, monitorear, y dar seguridad de manera centralizada a dispositivos que no pertenecen a la compañía.
Marcas como Eset, Sophos, Cisco (y Cisco Meraki), Fortinet, Panda, Kaspersky, proveen un abanico de soluciones que nos ayudan a garantizar la continuidad del negocio.

Soporte Remoto y Monitoreo: Además de resolver cómo damos acceso remoto a los recursos empresariales debemos preocuparnos de cómo daremos soporte a toda el parque informático que ahora tendremos distribuido. Soluciones como las que ofrece TeamViewer nos ayudan a poder resolver problemas de un computador que no tenemos en nuestras manos e intervenirlo a distancia. TeamViewer es multiplataforma y la comunicación está encriptada para hacer las conexión seguras.
En cuanto al monitoreo de infraestructura TI, WhatsUp Gold nos permite tener visibilidad de nuestros activos que se encuentran en redes separadas. Supervise todos los dispositivos, servidores y servicios accesibles desde este sistema, incluso su infraestructura de TI Cisco Meraki.

Ya tengo a toda la organización funcionando de manera remota, ¿ahora qué?

Es probable que sus oficinas y bodegas se encuentren solas y expuestas a diferentes amenazas como incendios, inundaciones, delincuentes, intromisiones no autorizadas, etc. Si no tiene ojos puestos en ellas, debe tener un sistema de videovigilancia y/o de detección de humedad, incendios, etc. para proteger sus activos e inversión.
Esperamos que este artículo les sea de utilidad y los oriente para enfrentar este nuevo desafío que vivimos como país. Si bien la implementación a gran escala del home office era inminente, indudablemente, la pandemia del coronavirus le puso el pie en el acelerador.